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Por: Karla Gutierrez

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Marzo 9th, 2017

Por qué y cómo hacer un inventario de contenidos antes de crear su próximo curso eLearning

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Como desarrollador de contenidos para eLearning, ya tiene suficiente trabajo. Entre el análisis de necesidades, la construcción de objetivos de aprendizaje y la administración de recursos internos (propios de la compañía) y externos (consultores), probablemente a menudo se pregunta, ¡cuándo tendrá tiempo para generar el contenido requerido para el curso!

Bueno, no se preocupe… la ayuda está a la mano. Siguiendo los consejos mencionados abajo, no solo podrá generar cursos excepcionales de eLearning, sino que también podrá mantenerse dentro de su presupuesto. ¡Todo lo que necesita es organizarse!

Conozca los recursos existentes 

Los desarrolladores de contenido para eLearning no son distintos de, por ejemplo, los desarrolladores de software—¡incluyendo los Microsoft y Google del mundo! Algunas de sus mejores aplicaciones y sus sistemas operativos fueron construidos aprovechando contenido que ya habían creado previamente. ¿Por qué? Por las siguientes razones:

  • El contenido creado previamente no necesita ser revisado tan exhaustivamente como el material recién desarrollado.
  • Una idea, un curso o aplicación de software nuevos pueden inspirarse en contenido ya existente, dándole a los desarrolladores más tiempo para generar el curso en lugar de regresarlos al punto de partida.

Por todas estas razones, hace perfecto sentido que los desarrolladores de contenido para eLearning sepan exactamente qué hay en el inventario de contenido existente antes de empezar cualquier proyecto nuevo. Las oportunidades para reutilizar y reciclar módulos de cursos existentes, textos, imágenes y videos son infinitas, una vez que sabe con exactitud lo que tiene actualmente en su repositorio.

También leer: 11 consejos infalibles para crear cursos eLearning de alta calidad

Mejores prácticas: Cómo llevar un control de los recursos existentes

Estas son algunas de las mejores prácticas que puede adoptar para asegurarse de que siempre lleve un control de su inventario de contenidos:

1) Identifique:

Un buen punto de partida sería realizar una revisión de los recursos de contenido disponibles en toda la compañía. Éstos podrían ser folletos de venta, manuales de producto, PDF’s, presentaciones PPT, material de marketing, fotografías, videos y cualquier otro documento de capacitación existente.

2) Recopile:

A continuación, necesita asegurarse de que todo el material sea recopilado y almacenado en un repositorio central. Un gran manual de capacitación dentro de la computadora de alguien, protegida con contraseña, no será de utilidad para la compañía (¡o para usted!) cuando necesite acceder a él.

3) Coteje:

El siguiente paso para crear su inventario de contenido para eLearning es cotejar los materiales que ha recolectado. Un buen punto de partida sería usar una herramienta de hoja de cálculo para recabar información sobre estos activos digitales. Podría utilizar alguna plantilla que esté disponible en línea, o podría crear la suya. En cualquier caso, el tipo de información requerida es:

  • Nombre del contenido
  • Tipo de formato (texto, Word, PowerPoint, Excel, video de QuickTime, etc.)
  • Tipo de contenido (categorice por palabras como “Tutoriales”; “Políticas de seguridad”; “Capacitación de Ventas”, etc.)
  • Creado por: (individuo, grupos, consultor externo, etc.)
  • Fecha de creación
  • Derechos de autor (es libre de derechos, requiere permisos, modificado, etc.)
  • Objetivo de creación
  • Historial de uso (en qué curso se utilizó este contenido y cuándo; se entregó en línea, en clase o modelo híbrido)
  • Descripción detallada del contenido
  • Palabras clave y etiquetas (para búsquedas subsecuentes)

4) Complemente

Mientras que el contenido digital parece ser el único activo que deberían inventariar los desarrolladores de contenido para eLearning, ¡no es del todo cierto! Usted debería complementar esta información con otros activos que la compañía pueda aprovechar, incluyendo:

  • Instalaciones para capacitación tales como aulas, salas de juntas y salón de conferencias.
  • Equipo de redes, servidores y estaciones de trabajo.
  • Sistemas de administración de contenido (CMS por sus siglas en inglés), sistemas de administración del aprendizaje (LMS por sus siglas en inglés) y herramientas de autoría que la compañía esté utilizando.
  • Detalles de los socios o expertos de contenido existentes para desarrollo de contenidos para eLearning.

Tener un inventario con este tipo de información le permitirá incrementar su eficiencia en ocasiones subsecuentes para las que requiera desarrollar e implementar contenido para eLearning.

Haga uso de su inventario de contenidos

Siempre que comience un nuevo proyecto de eLearning, lo primero que debe hacer (una vez que tenga buen dominio de los requerimientos), es buscar en su inventario contenido existente para reutilizar. Para hacerlo:

  • Busque en la lista por “Tipo de Contenido” y compárelo a sus necesidades actuales del curso. Por ejemplo, si está desarrollando un curso para Salud y Seguridad, tal vez el contenido “Políticas de inspección de seguridad” podría serle de utilidad.
  • Compare el historial de uso para identificar si hay otros activos digitales en su inventario que pueda aprovechar para su curso.
  • Busque en la base de datos (hoja de cálculo) de su inventario de contenidos para eLearning por “Tipo de Formato”. Si necesita desarrollar un curso en formato de presentación para sala de juntas, entonces busque contenidos de cierto tipo, tales como presentaciones de PowerPoint o videos que pueda aprovechar rápidamente dentro del curso.

Una vez que haya encontrado contenido digital en su inventario que considere que podría serle útil en su próximo curso, ponga especial atención al tema de derechos de autor. Si el contenido en su repositorio tiene derechos de autor, primero necesita ponerse en contacto con los propietarios originales para hablar sobre el uso de ese contenido, antes de reutilizarlo.

Como parte de su estrategia de reciclaje de contenido, debe implementar procesos para dejar notas en su base de datos de inventario en la cual marque en qué ha reutilizado el contenido y cómo (i.e. actualizar historial de uso). 

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Conclusiones

Hay tres consideraciones importantes a tener en cuenta para que un inventario de contenido para eLearning sea rentable a largo plazo.

  • Haga el inventario accesible para cualquiera que deba tener acceso a él - NO a todos los que trabajan en la compañía.
  • Siempre que un elemento del inventario sea reutilizado, actualizado o mejorado, asegúrese de que el inventario refleje esos cambios.
  • Implemente procesos para asegurarse de que el inventario esté respaldado y que haya copias de seguridad en una ubicación segura (off-site).

Una idea es instituir una auditoría anual del inventario de contenido para eLearning, en la cual se puedan tomar decisiones para retirar contenido antiguo o actualizarlo para reutilizarse en sistemas operativos o dispositivos más modernos.

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Fuentes:

Where to Start When Developing a Learning Technology Strategy  by Sarah Gilbert

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Sobre Karla Gutierrez

Karla is an Inbound Marketer @Aura Interactiva, the developers of SHIFT.

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