Suscríbase

Por: Karla Gutierrez

Imprimir esta página

Julio 6th, 2017

Guía paso a paso: Cómo evaluar las necesidades de capacitación de su empresa

Capacitación Corporativa


Cuando se trata de capacitación corporativa, uno de los mayores errores de las empresas  es que comienzan a elaborar planes sobre la base de las necesidades de capacitación percibidas. El resultado: Los programas no se basan en una evaluación de necesidades adecuada y real, por lo que son altamente ineficaces.

En este artículo vamos a echar un vistazo a la importancia de evaluar las necesidades de su empresa antes de realizar cualquier tipo de capacitación, ya sea un curso eLearning o un curso de capacitación presencial.  Además, le ofreceremos algunas buenas prácticas sobre cómo llevar a cabo una evaluación de este tipo.


Signos de una necesidad

Cada brecha de rendimiento no necesariamente implica una oportunidad de formación. Por ejemplo, un déficit real en la previsión trimestral de ingresos de ventas no debe atribuirse inmediatamente a un déficit de capacitación. Puede haber varias razones no relacionadas con la formación, por ejemplo:

  • El producto / servicio no es lo que el mercado quiere
  • El precio no es demasiado atractivo para el público meta
  • El mal tiempo o la recesión está perjudicando a la industria en general - no sólo la empresa

Por lo tanto, lo primero que se debe hacer para evaluar las necesidades de capacitación es identificar los signos subyacentes de tal necesidad:

  • Las quejas debido a que el equipo de ventas mal informa sobre el precio del producto / servicio
  • Un aumento en los accidentes en el taller relacionados con la nueva planta de ensamblaje
  • Las preguntas de los técnicos sobre "Qué hacer si un cliente pide ..."

Situaciones como estas son indicadores probables de que hay una brecha de capacitación que debe ser abordada. Sin embargo, ciertas preguntas empezarán a surgir después, por ejemplo: ¿Cómo los capacito? ¿Qué tipo de capacitación se debe impartir? ¿Con qué frecuencia y a quiénes? Usted no puede simplemente crear una política estricta de capacitación y esperar que los problemas sean solucionados. 

¡Es por eso que usted necesita llevar a cabo una evaluación de las necesidades de formación antes de tomar cualquier decisión!

La génesis del análisis de las necesidades de formación

La Evaluación de Necesidades de Capacitación es un proceso de tres niveles, el cual debe ser conducido en la siguiente secuencia:

Paso 1: Evaluación organizacional - Evaluar la organización, sus metas y objetivos.

El primer paso es asegurar que las iniciativas de capacitación que surjan de la evaluación de necesidades estén en sintonía con las metas y la visión de la organización.

Aquí algunos  puntos por considerar: 

  • ¿Se trata de una necesidad departamental o de toda la organización?
  • ¿Existen recursos de capacitación (u operación) en otras partes de la empresa que puedan ser aprovechados?
  • ¿La formación resultante convergerá o divergirá con los objetivos de la empresa?
  • ¿Hay impedimentos de formación a nivel de toda la empresa que deben eliminarse primero?
  • ¿La administración está preparada para apoyar los resultados de cualquier evaluación de necesidades?
  • ¿Existe la voluntad de financiar las iniciativas de capacitación identificadas?

El objetivo es conseguir que los altos ejecutivos de una empresa estén en la misma página para que haya el más alto nivel de reconocimiento de la necesidad de formación, y el respaldo visible para las iniciativas de formación. Esta evaluación también arrojará una valiosa luz sobre la estandarización del contenido de capacitación en toda la empresa. 

Leer también: ¿Cuál es el costo de no capacitar a sus colaboradores?

Paso 2: Análisis de tareas – Analizar las tareas y actividades relacionadas que necesitan ser aprendidas

Si el problema está localizado (digamos a nivel departamental) o en toda la organización, el siguiente paso es colocar cada una de las tareas (en el centro de la necesidad de capacitación) bajo el microscopio. 

Comience con estas preguntas:

  • ¿Quién hace esta tarea?
  • ¿Con qué frecuencia se hace?
  • ¿Cómo se debe hacer esta tarea correctamente?
  • ¿Qué habilidades y capacidades se necesitan para hacer el trabajo?
  • ¿Qué herramientas, tecnologías o recursos se utilizan / necesitan para realizarla?
  • ¿Existen estándares y métricas de la industria (o globales) para evaluar los resultados exitosos de la tarea?

El resultado de este análisis debe ser un listado paso a paso de lo que implica la tarea; así como cronogramas y mediciones relacionados con su correcto desempeño, puntos de referencia (tiempo y medidas actuales) para la evaluación posterior a la capacitación, y si hay alguna brecha entre las habilidades existentes y las requeridas para mejorar el desempeño. 

Cuando los puestos de trabajo están basados en el conocimiento (en comparación con la actividad), un análisis de tareas cognitivas puede ser necesario. El contenido de la formación también puede necesitar incluir fuentes de información adicional (a la que los empleados puedan acceder) relacionada con esta tarea / trabajo en particular.

Leer también: 12 Estadísticas que demuestran la importancia del e-learning para las empresas

Paso 3: Evaluación individual - ¿Quiénes deben ser capacitados?

Una investigación en la Universidad de Cornell sugiere que los colaboradores que realizan mal sus funciones a menudo lo ignoran. El análisis de la brecha de rendimiento le ayudará a identificar dónde existen tales diferencias e incluso, quiénes son los individuos con desafíos de rendimiento.

 Puntos por considerar:

  • ¿Cuán frecuentes son estos desafíos de rendimiento?
  • ¿Cuál es el perfil de los trabajadores con tales desafíos?
  • ¿Los colaboradores con estas cuestiones tienen las habilidades y capacidades subyacentes (descubiertas en el análisis de tareas)?
  • ¿Cómo les gusta aprender a estas personas?
  • ¿Los desafíos de desempeño son realmente atribuibles a esta persona o hay otros factores (pobre configuración de espacio de trabajo, falta de liderazgo, problemas ascendentes o descendentes) que podrían explicar las brechas de desempeño?

Muchas de las aportaciones a este tipo de análisis pueden proceder del Análisis de Desempeño anual de empleados que realiza la mayoría de las organizaciones. Este análisis no sólo le proporcionará un fuerte conjunto de indicaciones sobre qué contenido incluir en su capacitación, sino que también le dará consejos sobre cómo personalizar su formación.


Herramientas y técnicas de análisis de necesidades

El análisis de las necesidades de capacitación no puede hacerse únicamente a través de la revisión de la documentación corporativa o de los registros de capacitación de los colaboradores existentes. Algunas técnicas que se pueden utilizar son:

  • Entrevistas en persona: Reunión con ejecutivos, gerentes, especialistas en recursos humanos, entre otros, para conversar acerca de los retos y las necesidades de capacitación.
  • Encuestas: Diseñar cuestionarios y encuestas para obtener aportaciones de diversos interesados sobre las necesidades de capacitación.
  • Reuniones con Expertos en la Materia: Consultar con Expertos en la Materia (SME) y buscar sus aportes en las necesidades de capacitación,en la industria y las mejores prácticas globales.
  • Observación: Seleccione un grupo de personas en el lugar de trabajo y obsérvelos realizar sus trabajos. Luego, tome notas / recomendaciones sobre las brechas de desempeño y las necesidades de capacitación.

También puede ser una buena idea usar todos los puntos anteriores para preparar una lista de comprobación de análisis de necesidades de capacitación (checklist) y, luego, utilícela para guiar sus decisiones futuras sobre la capacitación.

Antes de decidirse a implementar un programa de capacitación eLearning, debe revisar toda la realimentación recibida (a través de los diversos pasos y técnicas de análisis discutidos anteriormente) y elaborar planes de acción específicos para abordar el problema de negocio. Preferiblemente, defina plazos, estimaciones de mano de obra y recursos presupuestarios requeridos para cada paso del plan.

Un buen punto de partida sería realizar un inventario de los activos, habilidades y capacidades de capacitación existentes, y decidir cómo podrían ser apalancados para satisfacer algunas o todas las necesidades identificadas.

estrategias-elearning


 

Sobre Karla Gutierrez

Karla is an Inbound Marketer @Aura Interactiva, the developers of SHIFT.

  • Conéctese con Karla Gutierrez