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Por: Karla Gutierrez

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Junio 2nd, 2017

7 Factores clave que influyen en el éxito de un proyecto eLearning

eLearning

Está claro que el eLearning puede proporcionar enormes beneficios a las empresas en términos de ahorro de tiempo, aumento de conocimientos relacionados con los objetivos del negocio, un mejor flujo de trabajo y un mayor desarrollo del personal. Sin embargo, sin una estrategia definida y un planeamiento adecuado antes de empezar el proyecto, es posible que los resultados no sean los esperados.

La experiencia y la teoría llegan a la misma conclusión: crear e implementar eLearning exige una serie de actividades y cambios en la organización, los cuales son considerados "factores de éxito" y son el resultado de una planificación adecuada. Esta planificación es el punto de partida y el aspecto principal en el proceso de adopción de este tipo de capacitación en su empresa.

Razones por las que los programas de eLearning no tienen éxito:

Existen varias razones por las que un programa de eLearning fracasa:

  • El material es obsoleto y los módulos de capacitación no se adaptan a las necesidades actuales de la empresa o se correlacionan con los objetivos propuestos.
  • El contenido no difunde información creíble y relevante de tal manera que los alumnos sientan que los problemas que encuentran en su lugar de trabajo se abordan con realismo en el proceso de aprendizaje.
  • Se crea un curso una vez y no se hace ningún otro esfuerzo posterior.  El aprendizaje no es un evento de una sola vez; debe realizarse a lo largo del tiempo y debe reforzarse y repetirse de forma continua. Deben hacerse cursos de refrescamiento o recursos de apoyo disponibles en dispositivos móviles para poder tener mayor impacto y que el material sea recordado por el alumno.

Leer más: Esta es la razón por la cual los colaboradores se quejan de la capacitación en su empresa

Factores clave de éxito para los programas de eLearning:

Conozca cuales son los factores clave que influyen en el éxito de un proyecto eLearning:

1. Defina objetivos del proyecto y alinéelos con los objetivos de la empresa

Antes que nada, debe tener claro qué pretende lograr su organización con eLearning. ¿Por qué se necesita? ¿Qué necesidad resolverá? ¿Cómo ayudará a la organización a alcanzar los objetivos de negocio? 

Involucre a la alta gerencia desde el principio: Los altos ejecutivos de su compañía son las personas a quienes acudir para obtener una visión más clara de las metas organizacionales. Esto es algo que usted probablemente querrá hacer porque el curso eLearning que diseñará depende de estas metas.

Recopile y alinee los objetivos de todos los departamentos relacionados con los objetivos del proyecto. Alinear estos objetivos y expectativas suele ser un proceso altamente estratégico, ya que cada departamento probablemente tiene sus propios objetivos específicos. 

Leer: Cómo diseñar un curso de eLearning que esté alineado con los objetivos del negocio

2. Análisis de tareas

Antes de desarrollar los materiales del curso, es necesario realizar un análisis de las tareas con el fin de identificar, describir y clasificar las tareas que los participantes del curso deben aprender o reforzar para lograr el objetivo del curso, y así incluir el contenido apropiado en el programa de aprendizaje.  

Para llevar a cabo este análisis primero se debe identificar las tareas específicas y conceptos asociados con base en los objetivos. Seguidamente, las tareas y los conceptos se organizan en módulos presentados en una secuencia lógica. Este análisis asegurará que el programa eLearning se ocupe de las tareas reales que los colaboradores deben realizar.

Realizar un análisis de tareas desde el inicio le permitirá crear un curso eLearning con un contexto realista y enfocado al trabajo de los participantes.
 

3. Equipo de trabajo: Defina los roles y responsabilidades

Conseguir el apoyo y el compromiso de las personas adecuadas juega un papel clave en la implementación exitosa de un proyecto eLearning. El equipo no tiene que ser grande; Lo importante es tener claras cuáles son las personas que serán directamente responsables de la implementación y la toma de decisiones. Planifique un equipo que al menos esté compuesto por:

Responsable de proyecto, gerente de proyecto o "sponsor": Todo plan necesita un líder o «sponsor» del proyecto. La responsabilidad de esta persona es asegurar que el plan se implemente en el tiempo establecido, con los recursos definidos y con el alcance acordado.

Departamento de TI: Frecuentemente, el departamento de TI se incluye hasta la etapa final de implementación, lo cual puede conducir al fracaso del programa. Involúcrelos desde el inicio y tenga claro las capacidades actuales de la red e infraestructura tecnológica, así como del equipo existente en la empresa. 

Trabajar con el equipo de TI con el propósito de determinar qué recursos serán necesarios para implementar e-learning es crítico. El equipo de TI ayudará a asegurar la preparación de hardware y software, la integración con otros sistemas, la seguridad del LMS y la escalabilidad, así como identificar problemas de ancho de banda.

Representantes administrativo y/o colaboradores de todos los grupos que se beneficiarán del proyecto (generalmente de Recursos Humanos, Finanzas y las áreas funcionales u operacionales). A menudo es útil que este grupo pruebe los cursos antes de lanzar el curso oficialmente, a fin de determinar el alcance y los objetivos de la implementación. De esta manera, la empresa puede recibir retroalimentación del grupo, y hacer los ajustes necesarios.

4. Soporte: ¿cómo ayudará a los participantes en el proceso? 

Defina claramente en su plan cómo va a dar soporte a las personas que llevarán los cursos. Deberá existir orientación disponible para ayudar al colaborador a ejecutar con éxito el curso y alcanzar los objetivos esperados. Esto puede ser por medio de menús de ayuda, páginas de sugerencias o chats en vivo. 

5. Estrategia de Comunicación y Promoción: ¿cómo informará a la gente acerca de los cursos?

Si usted construye los cursos, los estudiantes no necesariamente vendrán a tomarlos. Por lo tanto, durante la fase de planificación del proyecto, necesita pensar cómo va a crear conciencia y comprensión de eLearning en su empresa. Como dice Jay Cross en su libro Implementación de eLearning "Un plan efectivo de eLearning traza los mensajes, las actividades y el público meta".

¿Por qué necesitan su curso los colaboradores? ¿Cómo lo encontrarán? Usted ya sabe que su curso los ayudará, ¡ahora ellos necesitan saberlo! Promover y promocionar es clave. Para hacerlo, haga énfasis en los beneficios que recibirán sus colaboradores para lograr que se involucren en la aventura de aprendizaje.

La promoción debería ser parte de su plan original; la primera diapositiva del curso debe atraer a su audiencia desde el inicio. Asegúrese de que esto sea parte de su plan desde el principio, así se ahorrará el sufrimiento de crear un curso fantástico y que nadie lo lleve.

Leer más: Lecciones aprendidas de la creación de más de 2.000 cursos e-learning

6. Crear una cultura de aprendizaje

Tenga claro que no solamente se trata de impartir los cursos y dejar todo ahí.  Adicionalmente, puede crear una comunidad en donde la gente puede conectarse y compartir lo que saben y aprenden. Diferentes redes sociales, foros o grupos de discusión pueden convertirse en herramientas valiosas para desarrollar una experiencia de aprendizaje continua en la empresa.

También es importante que el colaborador se sienta motivado y sea reconocido. El reconocimiento puede ser grupal, es decir, departamental, como para crear una sana competencia dentro de la organización.

Tome en cuenta que con frecuencia los colaboradores quieren oportunidades de desarrollo profesional para aumentar su posibilidad de promoción. Se pueden utilizar los cursos eLearning para permitir a los interesados tomar cursos adicionales no requeridos para desarrollar conocimiento y técnicas más avanzadas y así ampliar su base de conocimientos.

Leer más: El impacto de una cultura de aprendizaje en las empresas

7. Mida el éxito: ¿cuáles KPI se medirán? 

Asegúrese de que su plan incluya la medición y el análisis de datos. Es imposible determinar si el programa produce los resultados deseados sin una evaluación adecuada.

Una persona puede hacer clic en «siguiente» varias veces, retener la información suficiente para realizar una prueba corta al final del módulo y completar el curso en tiempo récord. Si usted considera que completar un curso es el máximo indicador de efectividad, usted y sus superiores estarán profundamente decepcionados, a menos que tomen en cuenta otros factores.

Su empresa debe evaluar que sus colaboradores aprendan algo de sus cursos, independientemente de si los completan o no. Su enfoque, por ende, debe estar en otros parámetros de referencia, tales como mayor desempeño laboral, aplicación de la capacitación, impacto general y observaciones de gerentes y colaboradores. De lo contrario, , si solo toma en cuenta la cantidad de personas que completan el curso, usted estará corrigiendo cosas que ni siquiera necesitan corrección. 

Por ejemplo, estos son algunos indicadores adecuados para medir:

  • Conocimiento relevante obtenido
  • Grado en que los colaboradores pueden mostrar cómo transferir lo aprendido al puesto de trabajo
  • Medida de validez para asegurar que el módulo de aprendizaje está asociado con una mejor comprensión de los requisitos de la tarea y de esta forma mejorar el rendimiento a largo plazo.

Estos factores clave de éxito para los programas de eLearning permitirán a los líderes desarrollar el sistema más completo y adecuado a sus necesidades de aprendizaje.


Muchas empresas al entrar en el mundo del elearning lo hacen sin tener una estrategia en mente. Y sin una estrategia, no estarán en capacidad de asegurar un camino hacia el éxito. 

¿Ha logrado el éxito en sus programas de eLearning? 

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Sobre Karla Gutierrez

Karla is an Inbound Marketer @Aura Interactiva, the developers of SHIFT.

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